廣發獨立電郵

此服務適合向指定的教職員及學生群體發佈重要公告。用戶須提供收件人 (即教職員或學生編號)。如部門要求向所有教職員和 (或) 學生廣發獨立電郵,無論有否提供收件人,該電郵必須為重要電郵並急需通知有關群體

收費及申請

免費;
請在 1 個工作天前將郵件內容以標準化格式 (docx – 通過 CUHK 登錄) 提交至服務台 (Get Help > Account, Email & Access > General Enquiry > Mass Mail)

適用於

教職員(代表部門)

服務時間

辦公時間內

 

格式標準化有助用戶區分有關訊息是否為官方電郵。資訊科技管治委員會亦於2018年2月的會議批核以下使用準則:

  • 服務適用於向指定的教職員和學生群體發佈公告。
  • 若發佈對象為全體教職員和學生,有關電郵必須對有關群體重要和具迫切性,並由校長室、副校長室或大學委員會要求發佈
  • 若發佈對象為指定群體,申請人必須提供收件人 (即教職員/學生 編號)。
  • 需得到部門主管的同意。
  • 必須在發佈日期前 1 個工作天提出申請。
  • 必須付合官方電郵格式的要求。(詳情請查閱收費及申請)

當電郵附有大型附件,尤其同時發送至大量收件人時,會加重電郵系統伺服器負荷。如不正當發送電郵,會減慢大學用戶的電郵收發,在個別情況下,甚至會癱瘓電郵服務。為維持高質量的大學電郵服務,用戶應在撰寫電郵前閱讀以下指引:

  1. 將電郵圖像檔案格式從 PNG 轉換為 JPEG。
  2. 如需發送檔案,請先將檔案上傳至中大有關網站,後卡電郵內容提供連結而非加入附件。
  3. 如有需要,請考慮使用 ITSC 提供的其他群體通訊方式,例如電郵群組列表和廣發電郵服務。
  4. 向收件人提供有關渠道
    • 查詢訊息內容及
    • 將他們從推廣訊息中刪除以避免再次接收類似訊息。
  5. 當發送電郵至群組列表時,請
    • 留意附件大小 (電郵內容和附件合計大小),若群組列表超過 50 個收件人,電郵整體應小於 5MB。
    • 盡量在非辦公時間內發送電郵,以避免加重電郵系統負荷。